Documento de Discovery

Gestão de Despesas de Viagem - TechNova Consulting

1 O Problema Principal

O processo de prestação de contas de viagens corporativas na TechNova é altamente descentralizado, manual e desorganizado. A ausência de um fluxo padronizado de envio de comprovantes e a falta de clareza nas políticas de gastos geram gargalos operacionais, retrabalho constante para a equipe financeira e subjetividade nas aprovações.

2 Os Usuários Envolvidos

Funcionários (Viajantes)

Realizam as viagens, guardam os recibos e tentam solicitar o reembolso.

Gestores das Áreas

Responsáveis por aprovar as despesas de sua equipe, muitas vezes sem critérios claros ou sem todos os comprovantes.

Equipe Financeira

Recebe as solicitações, faz a conferência manual das regras e comprovantes, solicita correções e programa os pagamentos.

3 O Fluxo Atual de Despesas (As-Is)

1
O funcionário realiza os pagamentos durante a viagem.
2
Após o retorno, ele junta os comprovantes físicos e digitais.
3
O envio para o financeiro é feito de forma não padronizada (e-mail com as informações no corpo do texto, planilhas anexadas, fotos avulsas ou múltiplos PDFs).
4
O analista financeiro confere manualmente os dados (valores, datas, motivos e comprovantes).
5
Em caso de divergência ou falta de recibo, inicia-se uma longa troca de e-mails para correção.
6
O gestor da área aprova a despesa (frequentemente por e-mail, tomando decisões subjetivas sobre valores e exceções).
7
A informação retorna ao financeiro para programação do reembolso.
8
O pagamento é depositado na conta do funcionário.

4 As Maiores Dores do Processo

Desorganização e Retrabalho: Informações chegam por diversos canais e formatos, exigindo idas e vindas constantes.
Falta de Política Clara (Compliance): Regras de limite de gastos existem na teoria, mas não são centralizadas ou de conhecimento de todos, baseando-se no "bom senso".
Aprovações Subjetivas e Inconsistentes: Gestores aprovam gastos baseados em critérios próprios, criando situações onde o que é aprovado para um não é para outro.
Lentidão: A troca de e-mails e a conferência manual tornam o processo arrastado, atrasando o reembolso do funcionário.
Risco de Perda de Comprovantes: A dependência de anexos e fotos soltas facilita o extravio de documentos fiscais.

5 Oportunidades para um Produto Digital

Centralização de Uploads

Um aplicativo ou portal onde o funcionário possa escanear e subir recibos na hora (usando a câmera do celular), eliminando e-mails e anexos soltos.

Políticas Embutidas (Travas)

O sistema deve ter as políticas de gastos parametrizadas. Se um jantar exceder o limite, o aplicativo alerta o usuário antes mesmo de ele enviar, cortando o retrabalho do financeiro.

Workflow Automático de Aprovação

Um fluxo onde a solicitação vai direto para um painel do gestor, com aprovação em um clique e alertas de despesas fora do padrão.

Dashboards de Visibilidade

Telas para a liderança e o financeiro acompanharem os gastos por projeto, equipe e categoria em tempo real, eliminando planilhas consolidadas manualmente.